社 聯 傳 訊 策 略
‧背景 ‧社聯的定位及使命 ‧機構會員對社聯的期望及建議
‧社聯期望建立的形象 ‧主要傳訊策略建議 ‧總結

(五)主要傳訊策略建議

對 內:

社聯必須掌握與社會福利相關的重要數據、促進內部的協作、加強與機構的溝通及聯繫,透過不同途徑,讓機構會員及早知道對界別有直接或間接影響的事宜或社會議題,從而及早作出適當的回應。

建立社聯「專家」地位

  1. 要建立社聯倡導社會政策及推動本港社會福利發展的「專家形象」,必須重點抓住某幾項社福界特別關注的社會政策作深入研究,如「社會發展指數」、「企業社會責任」等,並對於有關議題作出有數據及實證支持的建設性建議,以建立社聯是「有份量」的專家形象。
  2. 在掌握服務發展的資訊方面,社聯必須分析、釐清及預計社會的需求及服務的趨勢,重點關注某幾個重要議題,並且建立資料庫及專家網絡,為機構會員提供資訊,促進服務的發展,以及就相關社會事件作出即時回應及建議,以反映社福界緊貼時代脈搏及能照顧社會需要的正面形象。

提升慈善問責形象

  1. 現時社會講求交代,機構必須提高透明度,社聯亦須進行「會員核實」制度,以確保機構的宗旨與目標與社聯一致,從而提高機構的認受性。除了倡導良好服務手法外,亦應倡議良好的籌款手法,讓人知道社聯的機構會員,是真正熱心社會服務,又或真正提供直接社會服務的機構,屬「信心保證」。
  2. 透過公眾教育活動,向社會宣揚正面的價值觀念,讓市民覺得公帑使得物有所值。現時社聯每年均舉辦各類大型活動,如宣揚「傷健一家」的「國際復康日」、推動敬老愛老的「長者日」;推廣良好企業公民責任的「商界展關懷」計劃等,希望社會大眾想起這些正面的價值觀念時,便想起社福界及社聯的工作及貢獻。

加強機構溝通聯繫

  1. 要成為社福界有效的集體平台,社聯必須與機構會員保持緊密的聯繫,首先由機構主管及董事會做起,建議定期舉辦聚會、透過電郵等活動與機構首長及機構董事會成員保持緊密及親切的聯繫,促進彼此之間的意見交流,提高對社會議題的敏感度。
  2. 在資訊交流方面,為了讓機構會員掌握影響界別的重大事宜或社會議題的發展,社聯必須在最迅速的時間,透過不同途徑如郵寄、傳真或電郵通告及文件、社聯網頁、每日電子快訊,以及服務通訊等,向機構發放訊息。強烈建議採用電子檔案,方便機構將訊息下發至地區及前線工作者,將資訊普及化(參考《處理外界代發資訊原則》)。
  3. 在收集意見方面,社聯可透過多方渠道,如舉行機構會議、簡單問卷調查,甚至在網上建立「社聯論壇」,開闢有關議題,收集機構及前線同工的意見,適當地向有關方面反映及作出跟進。另外,亦可透過主要職員會分享機構的看法及意見,從而歸納重點,作出回應。如社聯對重大事項有既定立場,便應在適當時候向機構交代進展及有關結果,甚至凝聚界內力量,採取聯合行動。
  4. 在工作交代方面,現時社聯每月向執行委員會提交工作報告,另外每季出版四份服務專訊、國際聯繫(e-bridge)、社聯綜合雜誌《社情》等,分別交代不同部門的工作。
  5. 社聯必須掌握機構會員參與社聯活動的情況,對較被動及不活躍的機構作出適當關注及跟進行動,以拉近彼此的關係。建立「會員資料庫」,儲存及更新機構的資料、參與情況,以及對活動或社聯整體工作的意見,將有助了解機構會員的需要,從而調較社聯的工作方向。

鞏固內部宣傳協作

  1. 為了統籌社聯眾多計劃及活動的宣傳策略,在年度開始之初,集體鎖定社聯整體業務計劃的重點宣傳項目和人力及資源調配,並由傳訊部與相關部門於活動或計劃初段,共同策劃整體宣傳策略,制訂協作計劃及推行時間表。至於其他宣傳活動或計劃,可邀請傳訊部同事在初段及中段介入,列席有關宣傳委員會給予意見。
  2. 在資源配合方面,可靈活利用社聯現存渠道以廣泛傳達有關訊息。如有必要,在財政資源許可的情況下,出版特刊、媒體廣告或宣傳物品,更廣泛宣傳有關訊息(參考《廣告租用及製作費用摘要》)。
  3. 為方便監察及維持社聯統一及專業形象,社聯出版刊物必須按照出版及使用社聯會徽指引製作(參考《社聯出版書刊指引》),並在出版前將設計交傳訊部覆核,以確保無誤。

對 外:

加強與外界的溝通,建立策略聯繫,增進彼此的認識、配合及協作,藉以加深界外人士對福利事務及服務的認識,另一方面,亦有助社福界掌握界外人士對有關社會政策的看法及觀點,從不同角度進行理解及分析,對政策有更闊更高的建議。

建立有效傳媒策略

  1. 製造代表社福界的公眾面孔(CEO as celebrity),以人性化的一面,爭取見報率,增加知名度 (popularity & likeability)
  • 定期與傳媒會面,如每半年舉辦茶聚,讓社聯主席、行政總裁及業務總監在輕鬆的氣氛下和傳媒朋友交流,讓傳媒認識代表社聯的人士。
  • 安排行政總裁及業務總監多參與社會團體及其他專業團體的聚會,發表及分享對有關社會福利及服務的看法,促進跨界別的交流。
  • 於社聯首頁建立欄位,讓行政總裁及相關業務總監定期撰寫文章,就社聯動向及社會事務發表意見。
  1. 雖然現時已建立發言人制度及流程(參考《發言人傳訊指引》《發言人架構》),但對於回應相關社會議題仍未十分有效率,建議應再加快統一論點 (line to take) 的時間,擬訂清晰簡潔訊息,有效回應傳媒的查詢(參考《傳媒訪問備忘》)。
  2. 採取主動,為傳媒提供一站式服務,協助聯繫專家網絡,回應社會政策及議題(availability),各業務可多聯絡各界別相關的專家就社會議題撰稿,以增加社聯政策倡議方面的曝光率。

加強策略伙伴合作

  1. 傳訊部加強與公關專家及傳媒的聯繫,藉此掌握社會人士對社聯及社福界的觀感,在適當場合匯報及反映,如利用主要職員會匯報及商討有關策略。另外,亦透過有關接觸,將社福界的訊息與公關專家及傳媒分享。
  2. 透過「商界展關懷」計劃,與商界建立策略伙伴關係,促進社福界與商界的合作計劃。
  3. 尋求及發掘與傳媒多元合作方式,推廣社會福利服務的內容及貢獻,以及向社會發放正面及關懷的訊息。如在明報出版《凝聚力》、與浸大傳理學院及RoadShow合辦「關愛香港」特備節目等,介紹卓越的社會服務計劃。

促進對外溝通聯繫

  1. 影響政策制訂者最直接的方法是提交意見書,因此,必須在平時便和有關方面建立溝通基礎,在正式會面時再作分享。至於各界均感興趣的事宜,可在《社情》或報章作軟性報導以增加其可讀性,亦方便界外人士掌握社福界的脈搏。
  2. 與不同界別如商界或其他專業團體的聯繫,則可透過出版電子通訊、網頁及書刊以增加透明度,以促進他們了解社福界對社會、民生等相關事項的觀點,亦可舉辦座談會、分享及探訪活動等,促進彼此的認識和關係。
  3. 向公眾人士推廣社福界的正面形象,可透過社聯網頁、出版刊物及每年舉辦的大型公眾教育活動等,促進市民了解社聯及社福界的工作重點。

 
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