引言
身處資訊科技年代,我們與社聯不同的持分者透過不同的資訊渠道接觸和溝通,包括傳統的郵遞、傳真、電郵方式,以至書刊、雜誌、網頁,甚至近年興起的社交媒體等。目前社聯的工作不斷擴展,而製作的種類亦愈來愈多,因此有必要為同事制訂指引以統一社聯對外的整體形象。本文件主要針對資訊及通訊科技有關的項目如網頁、社交媒體及電郵系統提出以下建議:
網頁
社聯屬下工作單位的所有網頁,必須符合以下條件
- 有社聯標誌,並且可連結至社聯網頁及社聯Facebook
- 必須是無障礙網頁,建構網頁時請參考ITRC制訂的《無障礙網頁設計規範》
社交媒體
- 社聯已開設Facebook及Twitter戶口,主要由傳訊部維持,如遇有公眾查詢或對特定議題有意見,將轉介至有關部門跟進。
- 只要所屬業務總監同意,各部門亦可自行開設Facebook及Twitter戶口,並為特別活動開設專頁,唯須通知傳訊部在社聯Facebook內作有關連結。
- 指引英文版http://www.hkcss.org.hk/cm/cc/guideline/facebook.html
電郵系統
- 所有電郵資料報表將統一格式變成Mailing List存放在電郵系統使用,除了特定名單,如EXCO, Agency Heads 及Caring Company名單外,各部門可共用資料。
- 各部門有責任隨時更新電郵資料,並在收集電郵資料同時,註明有關資料將會作為社聯各部門與有關人士或團體作聯絡之用。
- 各部門擁有自己的account及password,從http://www.anpasia.com/account-login.aspx登入系統後便可進入部門的特定folder,從而製作及管理自己的通訊及電郵名單。
(注意:新開檔案或電郵名單會存放在root directory,請自行存放在所屬的folder內。)
- 詳細使用方法請參考社聯電郵系統使用指南。
《會員通告》守則
為免機構一日內不斷收到社聯不同部門發出的《會員通告》,請各部門同事遵守以下規則:
- 所有致會員機構的通告盡可能為中英對照,或以中文為主,並透過《會員通告》寄出,一份通告可包含多項消息;
- 內容以部門登入輸入資料先後次序排列;
- 首先製作通訊的部門,請先複製《會員通告》另存檔案更名為《會員通告yyyy/mm/dd》並設定於下午4時寄出,容讓後來者可加入新消息,一併寄發;
- 內容、標題宜精簡、吸引,並配以適當size的圖片作點綴;
- 通告內容及詳情,包括附件或報名表等,請上載至部門的相關網頁,並copy absolute URL 於電郵內作適當連結,(如:http://www.hkcss.org.hk/cm/cc/XXX.htm),方便機構了解更多及使用;
有關活動及消息,請同時上載部門網頁,同時登入http://101.78.134.216/admin/main.asp上載有關資料至社聯首頁的「最新消息」及「最新活動」,以便各方知悉社聯的最新動向。
社聯傳訊部9/9/2010草擬
3/12/2013修訂
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