知識管理的智慧
加強機構競爭力 不能忽視的因素

在廿一世紀，「知識」和「智力」主宰人類和經濟發展，漸漸地取代過去數百年農業及工業社會依賴的勞力。香港面對著經濟轉型，以知識為本的經濟改變香港的發展形態。「知識經濟」，就是直接建立在知識應用與資訊激發上的經濟。「知識」的力量甚至凌駕土地、資金等傳統生產要素之上。機構若要維持及加強競爭力，「知識管理」便是一個不能忽視的因素。HKCSS Institute就著經濟發展的趨勢，與香港理工大學合辦了知識管理研討會 (2007年11月)及知識管理證書課程 (2008年5-6月)。香港理工大學工業及系統工程學系李榮彬教授與我們暢談知識管理。

何謂知識管理？

「知識管理」是一個很有廣泛代表性的名詞。李榮彬教授認為，簡而言之，就是從鼓勵員工分享個人知識、組織學習文化開始，有系統性地將員工或工作團隊的內隱與外顯的知識經驗進行蒐集、編纂、儲存、分享、利用、增值、創造的循環過程。這些「知識」除了個人的心得技術外，還包括市場資訊、機構文件、甚至相關的報章刊物。Gartner Group更認為「知識管理為一種流程，藉由蒐集並分享智慧資產來獲得生產力與創新上的突破；它涉汲了創新、萃取與組合知識，以產出更聰明、更富競爭力的組織。」

機構能夠保存知識是否等於增值？

「知識管理」是近年來管理學界相當熱門的議題，受到各國學者及政府高度重視。教授說「知識」是一間公司或機構的無形財富，這「財富」很易因為員工離職或意外而流失。在香港，一個講求「成本效益」及「快速回報」的地方，知識管理也開始受到關注，政府部門（如香港警務處），社會福利機構（香港小童群益會），都開設有關職位。能夠保留知識等同保留人才，亦可讓機構內部員工分享工作經驗了心得，提升營運能力，緊接香港的快速節奏。

團結就是力量

教授認為「知識管理」所達到的長遠效益是難以單一量化的。再者，知識管理包括現有的知識再用和新知識的創造。透過將分散各地機構、員工的知識經驗和工作成果統一集合，提供容易查詢的介面，機構能夠減少組織資源的重覆浪費和溝通成本，蒐集的個案可集結個人經驗和心得留作日後參考之用。教授稱，透過集體創作和分享中，大家相互學習，共同分析，在機構及團隊內凝聚團結精神，對內提供了一個舒適、愉快與和諧的工作環境，樂於學習與分享的氣氛，同時間開發員工的潛能；而對外，長遠來說能加夠強競爭力，利於社會服務的發展。


網上平台 隨時分享

教授回想二三十年前，知識只能夠累積在員工的腦海中，無法有系統地記錄下來，即使能保存下來，檢索閱讀也非常繁複。雖然不少的機構管理者察覺到知識管理的重要，但仍無法確切執行。現在資訊科技發達，機構可以設立一個負責統一管理的「知識管理」團隊在網上提供一個資訊平台，可讓員工上載文件和討論問題。管理團隊要不時對資料作分類、整合、刪減或補充。教授建議機構應先積極培養員工有樂於分享的精神，機構可定期舉行比賽或獎勵計劃。此外教授也提到《周易》有說「書不盡言，言不盡意」，文字傳遞難免未能盡意和存有誤讀。在外國，有不少機構舉辦Knowledge Cafe或 Open Space Discussion的活動，讓員工們有一個舒坦寧靜的環境進行面對面的交流意見，培養多聽多講的習慣同時也能擴闊視野，做到終生學習(Lifelong Learning)，令工作和生命更有意義。與此同時，機構也能成為學習型機構(Learning Organization) 的最終目標。